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쓸데없는 회의를 피하는 방법
2018-05-04 | 배미정

우리가 회사에서 일을 하는데, 쓸데없는 회의만큼 짜증나는 일이 없습니다. 가뜩이나 바쁜 데 내 일에 아무런 도움이 안 되는 얘기를 계속 듣고 있어야 한다면 화가 나죠. 회사원이 월 평균 62시간의 업무 시간을 회의하는 데 쓴다는데요, 이 중 절반 이상이 들어가지 않아도 될 회의라 합니다. 시간 낭비, 인생 낭비죠.

 

오늘은 회사에서 쓸데없는 회의를 피하는 유용한 팁을 알려드리려고 합니다. 베스트셀러 저자이자 마케팅 컨설턴트인 도리 클락 듀크대 푸쿠아경영대학원 교수가 HBR에 쓸데없는 회의를 피하는 노하우 다섯 가지를 제시했습니다.

 

먼저 회의를 종류별로 선별할 필요가 있습니다. 예컨대 중요한 의사 결정을 해야 하는 회의, 팀의 전반적 전략 방향을 수립하는 회의는 반드시 참석해야겠죠. 프로젝트 킥오프나 브레인스토밍 회의가 여기에 해당됩니다. 네트워킹 차원에서 남들에게 잘 보이기 위해 회의에 참석할 때도 있습니다. 하지만 반드시 피해야하는 회의도 있는데 바로업데이트 회의입니다. 업무 관련 업데이트는 회의 아니라 이메일로 교환해도 충분합니다. 전화통화나 컨퍼런스 콜로 내 의견만 전달해줄 수 있을지도 확인해보면 좋습니다.

 

다음 방법은 스케줄 숨기기입니다. 나를 회의에 부르기 어렵게 만드는 것입니다. 내 일정을 최대한 다른 사람에게 공개하지 않는 거죠. 내가 언제 시간이 되는지 아는 사람은 나를 너무 쉽게 회의에 호출할 가능성이 높겠지요. 좀 치사해보이더라도 내 스케줄을 철저히 비공개로 하고, 내가 주도적으로 꼭 필요한 업무에 관련한 회의에만 들어가도록 일정을 조절할 필요가 있습니다.

 

세 번째 방법은 회의를 소집하는 사람한테 부담을 주는 것입니다. 예컨대 회의를 소집하려면 무조건 다음과 같은 질문에 먼저 답하라고 표준 절차를 만드는 것입니다. ‘정확한 회의 주제는 무엇인가?’ ‘회의 시간과 장소는?’ ‘회의 소요 시간은?’ ‘회의 참석자는 누구 누구인가?’ ‘회의에서 어떤 의사 결정이 내려져야하는가?’ ‘내가 회의에 참석해야하는 구체적인 이유가 무엇인가?’ 이런 얘기들을 먼저 꼭 얘기해달라고 하는 겁니다. 정말 회의가 필요한 사람이 아니라면 회의 소집을 포기하겠죠.

 

네 번째 방법은 미루기입니다. “제가 앞으로 3주간 출장이 많은데, 그 이후에 회의하시는 건 어때요?”라는 식으로 상대방에게 역으로 제안하는 것입니다. 이렇게 하면 상대방은 당신이 신경을 최대한 써준 것처럼 느낄 것입니다. 그리고 대부분의 경우 그 기간 동안에 나 없이 일이 다 해결되기 마련이죠.

 

마지막으로 바쁜 티 내기입니다. 평소 회의에 참석할 때 상사나 동료에게 당신이 바쁜 사람이라는 사실을 주지시키는 것이 좋습니다. 예컨대목요일에 프로젝트 A 회의에 참석하라고 했는데 지금 프로젝트 B 때문에 일정이 빠듯하니 B를 빠지고라도 A에 참석하라고 하면 참석하겠다고 설명하는 것입니다. 회사에서 남들은 내가 얼마나 바쁜지 모릅니다. 내가 말해줘야만 압니다. 아무 생각 없이 나를 회의에 소집하면 어떤 불상사가 생길지도 모른다고 상세히 알려주는 게 좋습니다. 그래야 회의를 신중하게 소집하겠지요.

 

지금까지 쓸데없는 회의를 피하는 노하우를 알아봤는데요, 얌체 같아 보일 수도 있겠죠. 그렇지만 쓸데없는 회의에 들어가서 괜히 스마트폰 보고 딴 짓하면서 회의 분위기 망치는 것보다 처음부터 참석을 거절하고 내 시간을 지키는 게 나뿐만 아니라 회사 입장에서도 훨씬 좋지 않을까요?

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