안녕하세요, 장재웅입니다. 여러분은 얼마나 자주 회의를 하시나요. 그리고 회의는 여러분에게 어떤 의미인가요. 일반적으로 직장인들은 회의 싫어하죠. 한국 기업들이 야근을 많이 하는 이유가 낮에는 회의 하느라 일할 시간이 없어서라는 이야기도 있습니다. 1960년대에는 회의 시간이 일주일에 10시간 이하였는데 현재는 주 평균 23시간이라 합니다. 정규 근무시간의 절반 정도가 회의인 셈입니다. 시간낭비만 문제가 아닙니다. 소모적 회의는 일터에서의 행복감에도 타격을 입힙니다. 불필요한 회의가 많을수록 자신의 업무나 자신이 속한 조직에 불만이 커지죠. 회의가 개인 업무 시간을 빼앗으면 유능한 직원들은 피로감을 느끼고, 결국 자신의 시간을 더 잘 관리할 수 있는 곳을 찾아 떠납니다. 과도한 회의시간에 대한 문제제기는 이미 오래 전부터 있어 왔습니다. 그러나 회사에 충성하려는 간부들의 저항이 문제입니다. 간부들은 자신의 시간과 노력을 들여서 회의를 하면 뭔가 회사를 위해 최선을 다하고 있다고 느끼기 때문인데요, 사실 이런 감정도 충분히 이해가 갑니다. 그래서 말로만 ‘회의를 줄이자’고 해봐야 줄어들지 않습니다. 그래서 간부는 앞에서 떠들고 팀원들은 뒤에서 스마트폰을 들여다보는 회의가 계속 열리게 됩니다. 제가 생산적인 회의 문화를 만들기 위한 하버드비즈니스리뷰 식 5단계 방법론을 알려드리겠습니다. 이름은 밝힐 수 없는 미국의 한 금융회사가 최근에 이 방법론에 따라 회의 문화를 바꾸니 석 달 만에 직원들의 팀 협업, 심리적 안정감, 팀의 성과 등의 지표가 각각 42%, 32% 28% 개선됐다고 합니다. 한 번 해볼 만 하겠죠? 1단계. 개인별 데이터를 수집합니다. 팀원들 혹은 전체 조직원들에게 이런 설문조사를 할 수 있습니다. 회의 하면 떠오르는 단어를 말해보라든가, 지난 3주간 회의 참석 횟수와 시간, 그리고 야근 시간 등을 적으라는 것입니다. 또 그 중 얼만큼이 훌륭한 회의였고 얼만큼이 비효율적인 회의였는지도 적게 합니다. 2단계. 이렇게 모은 데이터를 함께 분석합니다. 이 때 핵심은 모든 구성원들이 참여해야 한다는 점입니다. 함께 모여서 데이터를 들여다보면 큰 그림이 보입니다. 예를 들어 어떤 회사의 경우 직원들이 깊은 사고가 필요한 업무를 할 시간이 두세 시간짜리 토막 몇 개 밖에는 없었다고 합니다. 회의가 많아서 일의 리듬이 끊기는 문제가 있음을 확인한 겁니다. 3단계. 데이터를 분석한 후 공동의 목표를 만듭니다. 예를 들어 ‘회의 없는 기간’을 선포하는 방법이 있습니다. 어떤 IT 회사는 미국과 인도 사이에서 날마다 비디오콘퍼런스를 하다보니, 12시간 이상의 시차 때문에 이른 아침에 출근한다든가 밤늦게까지 회사에 남아서 회의에 참석해야 했습니다. 조직 만족?뎔?떨어지겠죠. 그래서 회사는 직원 모두가 각자 일주일에 하루를 지정해서 그 날은 영상회의에 참가하지 않아도 되게 하는 규칙을 만들었습니다. 이것만으로도 직원들의 피로도가 크게 줄었습니다. 4단계. 목표가 잘 지켜지고 있는지 모니터링 해야 합니다. 많은 사람들이 참석하는 회의는 길게 늘어지기 일수죠. 자신과 관련없는 대화가 오갈 경우 스마트폰 들여다보는 사람이 많습니다. ‘회의 중 전자기기 사용 금지’와 같은 간단한 규칙을 정하고 이것이 자리 잡게 서로 점잖게 타일러주는 것만으로도 회의 효율성을 크게 올릴 수 있습니다. 회의가 열리기 전에 자료를 철저히 준비한다든지, 회의를 최대한 짧게 마무리한다든지, 회의 종료 시간을 팀원들의 스케줄에 맞게 조정한다는 등의 규칙도 지켜지기만 하면 굉장히 효율적입니다. 5단계. 바뀐 규칙과 제도가 얼마나 잘 적용되는지 전체 구성원과 함께 정기적으로 검토하는 시간을 갖아야 합니다. 이를테면 ‘회의를 잘 하기 위한 회의’를 해야 한다는 얘기인데요, 제가 지금까지 말씀드린 것과 모순되는 얘기긴 하지만, 실제로 이런 시간을 격주 혹은 월간으로 잠깐씩이라도 회의 리뷰 시간을 갖는 것이 다른 모든 회의의 생산성을 크게 올려줄 수 있습니다. 우리가 일을 하는 데는 많은 시간을 투자하지만 일을 어떻게 더 효율적으로 잘 할 수 있는지에 대해서는 시간투자를 안 하는 경향이 있잖아요? 이런 리뷰 회의에선 아래와 같은 네 가지 질문을 던져보면 팀원들이 업무에 대해 숨겨왔던 감정들을 털어놓게 됩니다. 지금까지 5단계 방법론을 설명드렸습니다. 우리 직장인들은 지금도 너무 많은 회의 때문에 업무를 방해받고 있습니다. ‘회의를 위한 회의’도 많죠. 하지만 회의가 꼭 족쇄는 아닙니다. 아주 작은 규칙의 변화만으로도 회의가 변화의 유도체 역할을 할 수 있습니다. 피할 수 없다면 즐겨라! 회의를 피할 수 없다면 회의를 더 나은 방식으로 하면 되겠죠? 감사합니다.